Hoe ga ik om met onaangekondigde (voedselveiligheids)audits?

12 juli 2018

Ontwikkeling

Het onaangekondigd auditen is de afgelopen jaren sterk toegenomen. Standaardeigenaren (zoals IFS, BRC en FSSC22000) scherpen de eisen steeds verder aan. Daarnaast vinden zij het belangrijk dat de certificaten die zij afgeven een waardering zijn over de kwaliteitsprestatie gedurende het hele jaar en niet enkel van de prestaties op de auditdag(en). Een van de middelen hiertoe is om de audit onaangekondigd te laten plaatsvinden.

Verplicht?

Onaangekondigde audits zijn nu (nog) niet verplicht bij elk kwaliteitssysteem, maar u kunt hiervoor al wel kiezen bij IFS of BRC. Soms kan het zo zijn dat uw afnemer – vaak eisen retailers dit- onverwacht op de stoep staat voor een audit.

De GFSI geeft aan dat zij onaangekondigd auditen meenemen in hun beoordeling van de verschillende kwaliteitsstandaarden, de verwachting is dan ook dat de vrijblijvendheid hiervan verdwijnt en dat dit een verplichting wordt. Bij de laatste vernieuwing van de FSSC22000 is het om die reden inmiddels verplicht om één van de follow up audits onaangekondigd te laten plaatsvinden.

Werkwijze

Een onaangekondigd audit houdt in dat de auditor van de certificerende instelling op een willekeurige dag op de stoep kan staan. Omdat kwaliteit en voedselveiligheid vooral op de werkvloer gemaakt worden, dient de auditor binnen een half uur na aankomst de werkvloer op te gaan. En dan begint het bedrijf aan z’n reguliere en volledige certificeringsaudit die de hele dag of meerdere dagen zal duren. De audit omvat de toetsing van het gehele systeem, dus zowel de documentatie als de praktijk.

Nieuwe rol kwaliteitsmanager

Dit betekent, dat u als bedrijf te allen tijden voorbereid moet zijn op een audit. Zorg dat u zelf minder afhankelijk bent van uw kwaliteitsmanager. Transformeer de kwaliteitsmanager van de ‘persoon die alles regelt m.b.t. kwaliteit’ naar de persoon die voor iedereen de ‘vraagbaak, specialist en sparringpartner’ is op het gebied van kwaliteit en voedselveiligheid’. Immers, kwaliteit is een verantwoordelijkheid van iedereen; geef de medewerkers die verantwoordelijkheid dan ook.

Tips

• Maak een (jaar)kwaliteitsplanning, die NIET gebaseerd is om de jaarlijkse auditcyclus, maar die u past (bv. kalenderjaar). Hierin kunt u interne audits, managementreview, kalibraties, hygiëne-inspectie, review van de documenten etc. plannen.
• Formeer een intern auditteam. Laat niet alleen de kwaliteitsmanager audits uitvoeren, maar maak een team van medewerkers die opgeleid worden tot intern auditor en elkaars afdelingen auditen. Dit werkt 2 kanten op: de ‘vreemde ogen’ van een andere afdeling ziet vaak zaken, die men op de afdeling zelf niet meer ziet. Maar het werkt ook zeker mee in de begripsvorming over de afdelingen heen als men elkaars werkzaamheden leert kennen.
• Vergader met het HACCP-team minimaal 5 a 6 x per jaar. Als hierin dan altijd CCP-performance, nieuwe processen en producten aan bod komen, dan wordt het systeem het hele jaar door geverifieerd en gevalideerd. Een revisie van uw HACCP-systeem is dan sneller gedaan en uw systeem blijft beter up-to-date.
• Zorg dat de vervanging in vakanties en bij ziektes goed geregeld is voor de key-functionarissen.
• Maak een auditdraaiboek voor de (certificatie)audits, waarin de vaste onderdelen die toch aan bod komen, zijn benoemd. Leg hierin vast wie er verantwoordelijk is voor de betreffende onderwerpen en wie de 1e (en evt. 2e) vervanger is.